Pubblicato il 19 Dicembre 2025 in Informative fiscali

Integrazione obbligatoria tra Registratori Telematici (RT) e POS dal 1° gennaio 2026

Gentili Clienti,

con la presente desideriamo informarvi di un importante cambiamento normativo che interesserà la gestione dei pagamenti elettronici e la certificazione dei corrispettivi. A partire dal 1° gennaio 2026, il rapporto tra il registratore telematico (RT) e il POS entrerà in una nuova fase operativa: i due strumenti dovranno dialogare in modo strutturato e sistematico.

L’obiettivo del legislatore è garantire che ogni pagamento elettronico trovi un’immediata e puntuale corrispondenza nello scontrino emesso e nel flusso giornaliero dei corrispettivi trasmessi all’Agenzia delle Entrate.

Chi è obbligato al collegamento

L’obbligo di integrazione riguarda, in linea generale:

• Commercianti al minuto, ambulanti, bar, ristoranti e negozi al dettaglio.

• Artigiani che effettuano vendite dirette ai consumatori finali (es. panettieri, pasticceri, falegnami).

• Soggetti che utilizzano software o procedure web dell’Agenzia delle Entrate in alternativa al registratore fisico.

Soggetti esclusi: sono esonerati i soggetti che non possiedono un registratore di cassa (come piccoli artigiani senza dipendenti) o i professionisti (medici, avvocati, commercialisti) che certificano le prestazioni esclusivamente tramite fattura elettronica o cartacea. Tuttavia, si ricorda che anche per gli esclusi i flussi POS continuano a essere monitorati dall’Amministrazione Finanziaria per analisi di coerenza.

Come avviene il collegamento

Il collegamento non richiede interventi tecnici sull’hardware o l’aggiunta di moduli fisici. Si tratta di una procedura online da effettuare nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” del portale dell’Agenzia delle Entrate. L’operazione prevede di:

1. Individuare il proprio registratore telematico (fisico o virtuale).

2. Associare l’ID univoco di ogni POS a ciascun RT.

3. Indicare l’indirizzo dell’unità locale di riferimento.

L’accesso può essere effettuato direttamente dal contribuente o tramite lo Studio in qualità di delegato.

Tempistiche e Scadenze

Le date da tenere a mente sono differenziate in base alla disponibilità dei servizi web:

• POS già in uso al 1° gennaio 2026: il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura web (prevista per marzo 2026). La scadenza dovrebbe quindi collocarsi intorno a metà aprile 2026.

• Nuovi POS (contratti dal 1° febbraio 2026): l’attivazione deve avvenire tra il 6° giorno del secondo mese successivo alla disponibilità del POS e la fine dello stesso mese.

Sanzioni e Controlli

L’inosservanza di questi obblighi comporta rischi significativi:

• Sanzioni pecuniarie: da 1.000 a 4.000 euro per il mancato collegamento.

• Lettere di compliance: il sistema automatizzato segnalerà immediatamente anomalie come “POS non associato ad alcun RT”.

• Controlli di coerenza: differenze ingiustificate tra incassi POS e corrispettivi trasmessi potrebbero far scattare accertamenti mirati.

Consigli operativi dello Studio

Per evitare contestazioni future, consigliamo fin da ora di:

• Curare la precisione dello scontrino: indicare correttamente la modalità di pagamento (contanti, carta, app) è fondamentale. Una scelta approssimativa (es. battere “contanti” per un pagamento POS) genererà incongruenze che sarà difficile giustificare a distanza di anni.

• Conservare i documenti: tenere traccia dei riepiloghi POS e dei report delle piattaforme.

• Valutare i benefici: l’adeguamento tempestivo permette di accedere a misure premiali, come la riduzione dei termini di accertamento.

Lo Studio resta a disposizione per supportarvi nella fase di censimento e associazione dei dispositivi.